Czy pracownik ma prawo zobaczyć swoją ewidencję czasu pracy?

Tak. Pracodawca musi udostępnić pracownikowi ewidencję na jego żądanie (art. 149 § 1 Kodeksu pracy).

Czy ewidencję można prowadzić elektronicznie?

Tak. Dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy, można prowadzić w postaci papierowej albo elektronicznej.

Czy warto prowadzić własną kartę pracy?

Tak, zwłaszcza przy nadgodzinach i pracy na godziny. Roszczenia o wynagrodzenie przedawniają się po 3 latach, a własne zapiski z godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy pomagają sprawdzić wypłatę i wyjaśnić różnice z kadrami.

Ewidencja czasu pracy – co musi zawierać karta pracy

Krótka odpowiedź

Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika, żeby prawidłowo naliczyć wynagrodzenie. W karcie zapisuje się godziny pracy w każdym dniu, nadgodziny, pracę w nocy, w niedziele i święta oraz wszystkie dni wolne i nieobecności. Ewidencję przechowuje się razem z dokumentacją pracowniczą.

Kto musi prowadzić ewidencję

Obowiązek ma każdy pracodawca, bez względu na liczbę zatrudnionych (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Ewidencję prowadzi się osobno dla każdego pracownika i udostępnia mu ją na żądanie.

Godzin pracy nie trzeba ewidencjonować u pracowników:

objętych zadaniowym czasem pracy,
zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub za pracę w porze nocnej.

Pozostałe dane, czyli dni pracy, urlopy i nieobecności, zapisuje się także u nich.

Co musi zawierać karta ewidencji czasu pracy

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej ewidencja obejmuje:

pracę w poszczególnych dobach, z godzinami jej rozpoczęcia i zakończenia,
pracę w niedziele i święta,
pracę w porze nocnej,
pracę w godzinach nadliczbowych,
dni wolne od pracy, z zaznaczeniem tytułu ich udzielenia,
dyżury, z godzinami rozpoczęcia i zakończenia oraz miejscem pełnienia,
urlopy, zwolnienia od pracy i inne usprawiedliwione nieobecności,
nieobecności nieusprawiedliwione.

Gotowy układ takiej karty, z zaznaczonymi świętami i wymiarem godzin, znajdziesz w generatorze karty pracy oraz na stronach z kartami na każdy miesiąc.

Jak długo przechowuje się ewidencję

U osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy, przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Można ją prowadzić na papierze albo elektronicznie.

Umowa zlecenie: potwierdzanie liczby godzin

Na umowie zlecenie obowiązuje minimalna stawka godzinowa, więc strony muszą ustalić, jak będą potwierdzać liczbę przepracowanych godzin. Jeśli umowa tego nie określa, zleceniobiorca przekazuje informację o liczbie godzin na piśmie, mailem lub w innej formie dokumentowej do dnia poprzedzającego wypłatę. Te potwierdzenia przechowuje się przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Wymiar czasu pracy

Norma wynosi 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy. Wymiar w danym miesiącu zależy od liczby dni roboczych i świąt. Każde święto wypadające w dzień inny niż niedziela obniża go o 8 godzin. Wymiar dla każdego miesiąca znajdziesz w kalendarzu dni roboczych.

Własna karta pracy pracownika

Ewidencja pracodawcy to jedno, ale własne zapiski też się przydają. Pozwalają sprawdzić, czy wypłata zgadza się z przepracowanymi godzinami, czy policzono wszystkie nadgodziny i ile zostało urlopu. Przy sporze o wynagrodzenie są dodatkowym dowodem.

Podstawa prawna: art. 128–151¹¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy; rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej; art. 8a–8d ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Tekst ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną.